Informare RGPD · versiunea 2026-10-12.1
Politica de confidențialitate
Politica se aplică după publicare și acceptarea expresă a documentelor aplicabile. Nu produce efecte retroactive asupra utilizării anterioare.
1. Cine administrează serviciul
DeclaSure este administrat de CLARIFIED SRL, CUI 42542910, nr. registrul comerțului J23/1868/2020, cu sediul în Str. Andrei Mureșanu nr. 28, Sector 1, București. Domeniul principal este declasure.app.
Pentru întrebări și cereri privind datele: office@clarified.ro, capostol@clarified.ro, +40 774 456 127 și +40 751 018 695. Acestea sunt punctele de contact; nu afirmăm desemnarea unui responsabil cu protecția datelor dacă aceasta nu a fost confirmată.
2. Rolurile CLARIFIED și ale clientului
CLARIFIED este operator pentru datele necesare creării și securizării contului, administrării organizației și utilizatorilor, abonamentului, plății și facturării, comunicărilor operaționale, prevenirii abuzurilor, jurnalizării de securitate și solicitărilor adresate direct societății.
Pentru documentele fiscale, fișierele SAF-T, declarațiile, facturile, datele despre partenerii clientului și rezultatele generate la instrucțiunea clientului, CLARIFIED intenționează să acționeze ca persoană împuternicită, iar clientul ca operator. Clientul decide ce încarcă, pentru ce firme și perioade, cui acordă acces și cât timp are nevoie de lucrare. El răspunde pentru temeiul colectării, informarea persoanelor vizate și legalitatea instrucțiunilor. Activitățile proprii de securitate, facturare și apărare a drepturilor CLARIFIED rămân prelucrări distincte de operator.
Un abonat persoană fizică nu este presupus automat consumator, iar utilizatorul unei organizații poate fi angajat, colaborator sau reprezentant. Calitatea juridică se stabilește după situația și scopul real al contractului.
3. Datele prelucrate și proveniența lor
Datele provin de la persoana care creează contul, administratorii organizației, utilizatorii invitați, fișierele încărcate și furnizorii implicați în plată ori livrarea mesajelor. Aplicația generează rezultate tehnice, metadate, amprente criptografice și înregistrări de audit. Formularul pentru persoană fizică nu solicită CNP, iar datele complete ale cardului sunt introduse pe pagina Stripe, nu în DeclaSure.
- Cont și acces: nume, e-mail, identificatori, organizație, rol, confirmarea e-mailului și starea MFA.
- Abonament și facturare: beneficiar, denumire, CUI, adresă, e-mail, plan, consum, stare și referințe de plată.
- Lucrări fiscale: clienți, perioade, fișiere, metadate, SHA-256, rezultate, diferențe, comentarii și exporturi.
- Operare și suport: evenimente de autentificare, acțiuni auditate, stări de procesare și coduri de eroare. Evenimentele de autentificare verificate nu păstrează adresa IP, user-agentul, e-mailul, tokenul sau cookie-ul.
Documentele fiscale pot conține date despre clienți, furnizori, reprezentanți ori salariați. Utilizatorul trebuie să încarce numai informațiile necesare lucrării și să evite datele sensibile nejustificate.
4. Scopuri și temeiuri juridice
Pentru executarea contractului ori demersuri solicitate înaintea contractării se aplică, după caz, articolul 6 alineatul (1) litera (b) RGPD. Pentru utilizatorii unei organizații care nu sunt personal parte la contract, administrarea accesului, suportul, continuitatea și securitatea se întemeiază de regulă pe interesul legitim al CLARIFIED și al clientului, articolul 6 alineatul (1) litera (f), după evaluarea necesității și impactului.
Emiterea și păstrarea facturilor, evidențele financiar-contabile și răspunsurile obligatorii către autorități se întemeiază pe obligația legală, articolul 6 alineatul (1) litera (c). Securitatea, prevenirea fraudei, auditul, apărarea drepturilor și fiabilitatea folosesc interesul legitim, cu minimizarea datelor. Pentru conținutul fiscal prelucrat în numele clientului, temeiul persoanei vizate este stabilit de clientul-operator.
Datele marcate obligatoriu sunt necesare pentru cont, securitate, facturare ori funcția solicitată. Fără ele, operațiunea respectivă nu poate fi finalizată. Încărcarea documentelor fiscale este necesară numai pentru modulul ales, nu pentru simpla creare a contului.
Consimțământul nu este grupat cu acceptarea serviciului. El va fi cerut separat numai pentru prelucrări opționale care îl impun. Refuzul sau retragerea sa nu blochează serviciul contractual.
5. Destinatari și furnizori
Accesul intern este limitat la personal autorizat pentru operare, facturare, securitate sau suport; contextul Global Admin este temporar și auditat. Furnizorii pot avea roluri juridice diferite. Entitatea contractuală, locațiile, subfurnizorii și garanțiile trebuie confirmate din contractele efectiv încheiate. Nu afirmăm existența unor acorduri de prelucrare nesemnate.
- Microsoft Azure: găzduirea publică în regiunea UE configurată, baza de date, fișierele și copiile de siguranță. Configurația nu dovedește că orice operațiune a furnizorului are loc exclusiv în UE.
- Keycloak autogăzduit: autentificare, confirmarea e-mailului, roluri și MFA; nu este destinatar extern distinct când rulează în infrastructura serviciului.
- Hostinger SMTP: adresa destinatarului, mesajul operațional și metadatele necesare livrării.
- Stripe: inițierea plății, metoda de plată, starea abonamentului și identificatorii necesari reconcilierii; DeclaSure nu primește datele complete ale cardului.
- SmartBill: datele beneficiarului și elementele necesare facturii; emiterea facturii este distinctă de confirmarea plății.
6. Transferuri internaționale
CLARIFIED verifică pentru fiecare furnizor entitatea contractantă, regiunile de stocare și suport, subîmputerniciții și eventualele transferuri în afara Spațiului Economic European. Dacă există un transfer, informarea va indica mecanismul aplicabil, cum ar fi o decizie de adecvare sau clauze contractuale standard, și posibilitatea solicitării informațiilor despre garanții. Nu declarăm existența unui mecanism care nu a fost verificat contractual.
8. Păstrarea și ștergerea datelor
În funcționarea actuală, expirarea ori anularea abonamentului nu șterge automat contul, documentele sau rezultatele. Executorul controlat este activ pentru cereri eligibile: operează numai asupra țintelor exacte revizuite și confirmate explicit și păstrează recipise, istoricul reîncercărilor și excepțiile aplicabile. Evaluarea calendarului de 30/90/35 de zile identifică termenele fără să modifice ori să șteargă date; nu declanșează automat executorul. Ștergerea automată integrală, inclusiv din copii, nu este încă activă. Termenele de mai jos sunt ținte aprobate și nu sunt prezentate drept garanții tehnice deja implementate pentru o declanșare automată.
| Categorie | Calendar aprobat | Observații |
|---|---|---|
| Cont, organizație și profil | Durata contractului și perioada justificată de obligații ori apărarea drepturilor. | Criteriile de ștergere respectă legea și cererile valide. |
| Documente fiscale și rezultate | Export 30 de zile după închidere; ștergere primară cel târziu în 90 de zile. | Cererile anterioare sunt analizate fără amânare automată până la ziua 90; excepțiile cer obligație legală sau legal hold documentat. |
| Exporturi generate | 30 de zile de la generare și cel mult până la sfârșitul ferestrei de export. | Regenerare numai din date păstrate legal. |
| Evenimente de autentificare | 180 de zile. | Este necesară ștergerea fizică după expirare, nu doar omiterea din listă. |
| Jurnale de audit | 7 ani, sub rezerva obligațiilor legale și minimizării. | Pseudonimizare când scopul permite. |
| Facturi și evidențe contabile | Termenul obligatoriu din legea fiscală și contabilă. | Nu inventăm un termen legal fix în această politică. |
| Copii de siguranță | Suprascriere ori ștergere în maximum 35 de zile după ștergerea primară; țintă totală maximum 125 de zile de la închidere. | Restaurarea trebuie să reaplice ștergerile, iar soft-delete să nu prelungească limita aprobată. |
| Date locale din browser | Până la ștergerea de către flux sau utilizator. | Ștergerea din browser nu șterge automat datele serverului. |
Fișierele multipart temporare sunt șterse după procesare sau eroare. Copiile actuale sunt marcate pentru revizuire după 35 de zile, iar fereastra Azure soft-delete de 14 zile este o protecție de recuperare după ștergere, nu un termen general. Executorul controlat și evaluarea calendarului nu promit eliminarea automată a copiilor; fluxul automat complet, inclusiv reaplicarea ștergerilor după restaurare, nu este activ.
9. Securitatea datelor
Măsurile observate includ OIDC, MFA, control server-side, izolare pe organizație, companie și perioadă, validarea fișierelor, SHA-256, scanare, audit și suport temporar. Se folosesc copii de siguranță și secrete separate de cod. Nicio măsură nu elimină riscul; accesul, vulnerabilitățile, recuperarea și incidentele sunt revizuite periodic. Utilizatorii nu trebuie să transmită parole ori coduri MFA prin suport.
10. Drepturile persoanelor vizate
Poți solicita, după caz, informare și acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului. Drepturile nu sunt absolute: o cerere poate fi limitată de obligații legale, drepturile altora, apărarea unor pretenții ori imposibilitatea identificării datelor. Pentru conținutul fiscal gestionat în numele clientului, CLARIFIED transmite cererea clientului-operator ori îl asistă conform acordului aplicabil.
Trimite cererea la office@clarified.ro, fără parole sau coduri MFA. Putem solicita informații proporționale pentru verificarea identității. Răspundem fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună. Termenul poate fi prelungit cu două luni dacă cererea este complexă sau numeroasă; vei fi informat despre prelungire și motive în prima lună.
Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și poți folosi căile de atac disponibile.
11. Validări automate și decizii
DeclaSure automatizează importul, verificările tehnice, reconcilierea, semnalarea diferențelor și unele rapoarte. Rezultatele sprijină analiza umană și nu reprezintă acceptarea ANAF, o decizie fiscală oficială ori consultanță juridică. Serviciul nu este destinat să adopte decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice ori afectează similar și semnificativ o persoană. Un asemenea flux ar necesita evaluare, informare și garanții înainte de activare.
12. Prelucrarea în numele clientului
Atunci când CLARIFIED prelucrează conținut fiscal în numele clientului, condițiile articolului 28 RGPD trebuie stabilite într-un acord separat: obiect, durată, instrucțiuni, confidențialitate, securitate, subîmputerniciți, asistență pentru drepturi și incidente, audit, returnare și ștergere. Ca persoană împuternicită, CLARIFIED va informa clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității, fără a prezenta un termen fix de 72 de ore drept termen contractual către client.
Această politică nu este o anexă completă și nu afirmă că un acord conform articolului 28 sau acordurile cu toți furnizorii sunt deja semnate. Lista entităților contractuale, locațiile, mecanismele de transfer, termenele operaționale și regulile de audit trebuie să rezulte din documentele efectiv încheiate.
13. Modificări și contact
Modificările importante vor fi comunicate prin aplicație sau e-mail atunci când legea ori impactul o cer. Pentru întrebări, scrie la office@clarified.ro sau capostol@clarified.ro.
Termeni și condiții · Politica abonamentelor · Suport · Înapoi la prezentare